Data: 11 de janeiro de 2022
Trabalhar no setor de RH, TI ou finanças pode ser muito desafiante, afinal, normalmente é necessário lidar com diversas informações dos colaboradores, do governo e da própria organização. Pensando em facilitar esse processo, o Governo Federal desenvolveu a plataforma eSocial.
O eSocial unifica todas essas informações necessárias de forma digital e padronizada, aumentando assim a praticidade e a segurança dos dados. Diante dos benefícios envolvidos, o uso dessa plataforma se tornou obrigatório desde julho de 2018.
Quer saber mais sobre o eSocial para garantir um melhor uso da plataforma? Continue a leitura e descubra a importância dele, suas demais funcionalidades e outras informações!
Como dito, o eSocial é uma plataforma construída pelo Governo Federal, uma modernização no controle de dados.
Nela, são inseridos os dados a respeito dos trabalhadores como documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários, ou seja, tudo que compete e engloba diversos órgãos federais, como o Ministério do Trabalho, Previdência Social e outros e, portanto, trata-se de uma modernização no controle dos dados.
O objetivo da criação do eSocial é tornar esse registro de informações mais simplificado e padronizado. Dessa maneira, torna-se mais fácil controlar todas as obrigações que envolvem a relação entre empregado e empregador. É o caso de dados como:
A adoção do eSocial pode ser considerada uma evolução, já que é possível elevar a transparência, a confiabilidade e o controle das informações fornecidas ao Governo. Outro ponto positivo é que os documentos existentes são totalmente digitalizados, isso eleva a segurança e democratização de acesso aos dados.
Além disso, considere que a otimização também reduz custos e tempo dos profissionais de RH, já que as informações estarão unificadas e digitalizadas. Logo, existem menos dificuldades para encontrar dados específicos e oferecer um armazenamento mais seguro.
Já parou para pensar nos problemas que um armazenamento incorreto de dados pode ocasionar aos colaboradores e à própria empresa? O eSocial existe também para evitar situações como essas. Lembre-se que os profissionais atualmente estão cada vez mais exigentes e conscientes dos seus direitos trabalhistas.
Diante disso, é fundamental que a organização cumpra o seu papel e haja com mais transparência. O eSocial também auxilia nisso por não exigir que os empregadores enviem os dados mais de uma vez e para diferentes órgãos, visto que existe a unificação das informações, o que também é benéfico para diminuir os custos envolvidos.
Outro setor que pode ter o trabalho otimizado com auxílio do eSocial é o Governo Federal. Afinal, ele recebe as documentações padronizadas e na mesma plataforma digital. Isso torna a capacidade de fiscalização e controle mais fácil. Logo, empresas e empregadores se beneficiam com uma maior garantia do cumprimento de direitos e deveres trabalhistas e previdenciários.
Primeiro, é preciso reforçar que a plataforma eSocial deve ser obrigatoriamente utilizada pelas empresas. O descumprimento disso atrapalha a relação da empresa com o Governo Federal, responsável pela fiscalização e controle, e pode levar a penalizações.
Além disso, é fundamental reconhecer que adotar o eSocial no RH consiste em uma nova maneira de executar processos. Isso exige adaptação, digitalização dos documentos e padronização das informações.
Por mais que a etapa seja complexa, ignorar tais exigências apresenta inúmeras desvantagens. Inclusive, existe a possibilidade da sua corporação se tornar obsoleta, por não se alinhar com as necessidades exigidas para evolução.
Diante da importância do eSocial e dos riscos de ficar para trás ao não se adaptar à plataforma, é necessário conhecer as mudanças que devem ocorrer na empresa para garantir o alinhamento. Acompanhe!
Para assegurar a padronização dos documentos é importante revisar os sistemas utilizados pelas empresas e identificar quais seriam as possíveis modificações necessárias. Também pode ser preciso desenvolver novas plataformas que mais se adaptem às necessidades do momento.
Outro ponto importante é averiguar a existência de gaps, que são lacunas prejudiciais para o andamento de um negócio. É o caso da lentidão no carregamento de páginas, sistemas inseguros e mais sujeitos a ameaça de vírus etc.
É indispensável que os colaboradores envolvidos no seu negócio estejam por dentro das modificações necessárias e da importância de elas serem feitas. Isso inclui desde os representantes da alta gestão até estagiários que entraram recentemente. Esse apoio da equipe eleva as chances de comprometimento e dedicação em torno do objetivo.
Para garantir que isso ocorra adequadamente, é recomendado investir em treinamentos. Eles auxiliam os membros a entenderem melhor sobre o manuseio do eSocial, prazos e regras surgidas, além de evidenciar a importância da atualização de dados.
Os processos da empresa devem sofrer impactos com a plataforma eSocial, principalmente os relacionados ao setor de RH. De todo modo, a área de TI e finanças também costuma perceber tais efeitos.
Por esse motivo, é preciso que a empresa mapeie e revise todos os processos para se certificar que eles estejam alinhados com as exigências do eSocial. Uma dessas exigências envolve o registro completo dos dados dos candidatos em processos seletivos no eSocial. Outros impactos se relacionam a Admissão, Movimentação e Desligamento de colaboradores.
Como foi possível notar, a adequação das empresas ao eSocial visa trazer inúmeras evoluções. É o caso da amenização de desafios muitas vezes enfrentados pelos profissionais de RH, como:
As multas e penalizações podem surgir pela falta de envio das informações ou no atraso desse processo, o que eleva os gastos da corporação. Além disso, outras multas podem envolver:
Então, conseguiu entender mais sobre o funcionamento do eSocial? É importante garantir adequação a essa plataforma para aproveitar os benefícios oferecidos e fugir de multas e penalizações. Ao fazer isso, sua empresa ganha com a redução de custos, transparência e segurança de dados.
O nosso post foi útil para você entender mais sobre o eSocial? Aproveite a visita ao blog e descubra qual a importância de construir um planejamento estratégico!
Autor: Fabiano Ferreira
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Última Atualização: setembro de 2021.